Excel中如何制作出下拉菜单教程

导语概要

第1步首先，要选择需要设置下拉菜单的区域；本例中要设置A1：A10区域，故选中A1:A10。第2步接下来选择`数据`菜单，再选择`数据工具`选项卡中的`数据有效性`按钮。第3步这时候会弹出一个新的对话框，如下图所示。在对话框中的`设置`选项卡中的`允许`下的下拉菜单中选择`序列`。第4步在设置序列数据时，有至少三种方法。本例先以第一种方法直接输入序列为例，讲解完整个步骤，再分别讲解其余两种方法，三种方法知识在来源选择上有所不同，其余步骤均相同。在来源中，输入需要下拉菜单中出现的序列，并以英文逗号`，`将数据分开，然后点击确定按钮，返回Excel。第5步这时候，选中A1:A10中的任意一个单元格，就看到下拉菜单了。第6步序列数据来源的第二种方法：直接选择数据区域。点击来源后面的图示按钮。第7步然后选择数据所在区域，选择后，点击右边的按钮，返回数据有效性设置界面。第8步此时来源中，已经自动填充上了数据区域，如图所示，点击确定返回Excel。至此第二种方法设置结束。第9步序列数据来源的第三种方法：使用名称管理器法。这种方法稍微复杂一些，其中的步骤，实际已经夹带了名称管理器的简单用法讲解。与第

有时候，在一些Excel文件中，能够看到，某些单元格后面跟个下拉箭头，点击就会出现一个下拉菜单，在点击菜单中的内容，就会自动添加到单元格中，这样直接选择内容就好了，不用键盘输入，简直太好用了！这实际上是在Excel中设置了数据有效性。数据有效性，也就是下拉菜单，我认为主要实现2种功能：首先，也是最主要的功能是限制输入，就是必须选择下拉菜单中的内容输入，而不能输入其他内容；其次，才是方便录入（实际上当下拉菜单中的数据量很大时，下拉选择还不如输入方便）。今天就讲解下，如何在Excel中通过设置数据有效性，实现下拉菜单的制作。

工具/软件

电脑型号：联想（Lenovo）天逸510S； 系统版本：Windows7； 软件版本：Excel2013

方法/步骤

第1步

      首先，要选择需要设置下拉菜单的区域；本例中要设置A1：A10区域，故选中A1:A10。

第2步

      接下来选择`数据`菜单，再选择`数据工具`选项卡中的`数据有效性`按钮。

第3步

      这时候会弹出一个新的对话框，如下图所示。在对话框中的`设置`选项卡中的`允许`下的下拉菜单中选择`序列`。

第4步

      在设置序列数据时，有至少三种方法。本例先以第一种方法直接输入序列为例，讲解完整个步骤，再分别讲解其余两种方法，三种方法知识在来源选择上有所不同，其余步骤均相同。在来源中，输入需要下拉菜单中出现的序列，并以英文逗号`，`将数据分开，然后点击确定按钮，返回Excel。

第5步

      这时候，选中A1:A10中的任意一个单元格，就看到下拉菜单了。

第6步

      序列数据来源的第二种方法：直接选择数据区域。点击来源后面的图示按钮。

第7步

      然后选择数据所在区域，选择后，点击右边的按钮，返回数据有效性设置界面。

第8步

      此时来源中，已经自动填充上了数据区域，如图所示，点击确定返回Excel。至此第二种方法设置结束。

第9步

      序列数据来源的第三种方法：使用名称管理器法。这种方法稍微复杂一些，其中的步骤，实际已经夹带了名称管理器的简单用法讲解。与第二种方法比较，名称法功能更强大，他可以实现跨表的数据已用。此例中，我们需要下拉菜单引用sheet2工作表中的数据。

第10步

      先选中数据区域（本例中是sheet2中的A列），然后选择`公式`菜单中的`定义的名称`选项卡，点击`名称管理器`选项。

第11步

      在新弹框中，选择`新建`。这时候弹出新的对话框，在名称中输入个名字，本例中名为`序列`，引用位置，由于开始就选择了A列，所以默认是A列，如果需要更改，可以点击右边按钮，进行区域更改。

第12步

      确定，返回，可以看到名称管理器中，多了一个名为`序列`的名称。

第13步

      继续数据有效性设置，在来源中，输入`=序列`，序列即为上面步骤中，我们定义的名称，然后点击确定，返回Excel，就可以看到A1：A10单元格后面出现下拉菜单，里面的选项是sheet2中A列的数据。

相关设置：

第1步

      如何取消数据有效性呢？可以看到虽然删除了单元格内容，但数据有效性一直存在。可以用断子绝孙法——直接将数据有效性列删除；另外，可以取消数据有效性。同设置数据有效性，只是在允许下的下拉菜单中，选择`任何值`，确定返回Excel，就看到下拉菜单没有了。

第2步

      如何取消输入限制？如之前所说，数据有效性，默认只能输入下拉菜单中的数据，输入其他数据，就会出现下图中的警告提示，无法输入。可以通过设置取消这个限制输入。

第3步

      在数据有效性设置界面中，选择`出错警告`选项卡，取消勾选`输入无效数据时显示出错警告`，这样再输入其他数据时，就能正常输入了。

特别提示

      第一种方法中，逗号必须是英文状态下的逗号；

      第三种方法中，名称前一定得先输入`=`。