如何做好晋升/宣讲PPT

背景

前段时间，参与了公司的职位晋升答辩，并在公司培养人才计划述职报告中做评委，几天下来发现很多技术人员在表达能力和PPT制作及讲述上都存在很大的问题。

先从自己说起，在做PPT答辩的时候，并没能很好的准备，只以为是走过场，所以PPT准备的很烂，讲的更烂，然后就被领导一顿批。。

最近总结下来，发现自己或者其他人或多或少都会出现以下问题：

1、作为数据部门，PPT居然大部分都是文字，就算数字也没有比对性的结果型数字；

2、语速太快了，用户的体验不太好；

3、没能把控好节奏，让下面听的人感觉昏昏欲睡；

4、专业性太强，没有循环渐进，引领人进入你的领域，导致不是本专业的人不太好理解；

5、项目很多，每个都讲了，没有突出重点项目和自己承担的职责。

6、亮点不突出，没有做一些对比，表明自己这个项目上线后带来的好的结果；

7、在谈未来规划时，太过宏大，就算分解成小的模块，也未能表现出具体的实现方案，和当前的进度，这样会让人误认为只会口嗨；

8、PPT里面暴露太多的缺点或者不足；

9、PPT过场动画太多，太长，导致在频繁切换的时候，出现一些断点，会影响观感和自己的节奏；

针对以上问题，那么一个好的述职报告或者晋升答辩应该做好哪些准备呢。

从PPT的准备上来说，一个好的PPT是需要有以下几点：

• 文不如表，表不如图，PPT文字不要过多，但必须要包含数据，特别是对比性的数据、图片，让人能够很直观的知道你的工作成果；
• PPT不必平铺太多的项目，但是一定要包含你做过的核心项目，什么是核心项目，就是那些你在其中做为PM或者核心开发，整套体系、架构都了解的项目，避免评委一问就卡壳；
• PPT里面要有价值点和闪光点，就是突出你价值的项目点，不论对团队还是公司。
• 尽量不要PPT里面暴露太多的缺点；
• 不要写一些宏观通用的东西在里面，在设计未来规划、后续改进等模块的时候，不要只写未来的展望，需要有一些具体的实施方案去支撑，并在确定当前做到了什么程度；
• PPT的页数不必太多，扩展的地方需要进行训练，演讲时长最好控制在15-20分钟之间。

从演讲PPT的角度来说，需要具备以下几点：

• 演讲过程中不能平铺直述，要有节奏感；
• 对于自己核心项目和贡献要有激情，将评委带入你的感受，毕竟如果你都没有激情，评委可能更不感兴趣；
• 语言要洪亮一点，语速放慢，要有相应的肢体动作，表达要足够有趣、情绪要足够饱满。
• 讲故事，对于一些专业性的东西，需要讲一些通俗的故事来清晰的表达自己的观点去影响听众；
• 在讲任何项目的时候，必须说清楚前因后果，为什么做这个项目、如何去做、做的结果如何，把它们的精华都内化吸收成为自己的表达特色，做到随手拈来，毫不费力。

介绍

如何去写一个好的PPT

写作是表达的逆向工程，写作就是把网状的思考，做成树状结构，用线性语言表达出来，那么，好的写作就是帮助读者把一个线性语言，在脑子里形成一个树状的知识晶体，最后储存成为网状知识。

初学者易犯的错误：

第一，不列大纲，直接往下写，写完也不调整，这就缺框架。

第二，过多地被自己感动。

比如说，很多人会大量地去讲自己的一个故事，里面充斥着很多人物、细节；好的故事也有很多细节，区别是当这个故事拿给别人的时候，他们是否觉得稀松平常。这里有大量删减空间，克制是美德，呈现出一种总体、均衡的美感。

第三，缺乏好的 “品味”。

比如说太复杂。这明显就是为太闲的人做的刷成就感的系统，而不是真正需要时间管理的人提高效率的系统——真的忙人没空填这么些表，也不会揽这么多闲事。能提高认知效率，形成知识晶体的简单而简洁的文字才是好文字。

写作如此，写PPT更该如此，假如你准备了60页酷炫吊炸天的PPT，但是一页页翻下去、读下去，观众席已经鼾声一片，这个时候，你会不会“整段垮掉”。即使隔行如隔山，你也不用担心，因为几乎所有的问题都可以归结为以下6个侧面，4W2H。

1. Who 谁/什么---人、角色；

2. How many 有多少---数量、频率、增长；

3. When 什么时候---计划、顺序、进度；

4. Where 在哪里---方向、趋势、站位、归属；

5. How 如何做---方法论、要素、流程；

6. Why 为什么---关于整个系统的展示。

你可以在你的资料里寻找这6个维度的信息，或者在会议中直接就这6个维度提问。这会让你的思路非常清晰，很快找到问题症结。

不过切记：

文不如表，表不如图，PPT文字不要过多，但必须要包含数据、数据、数据！

数据的关键是可靠、有效和可视。好的数据往往会提出和支持看上去完全不可能的见解。

如何去讲好一个的PPT

演讲和写作的技术有什么不同：最大的区别在于 表达的渠道 。

当一个人看文字时，他的期待是学到新知或新观点，他的认知资源是高的；如果看不懂的话，他可以随时停下来思考，或者在一个地方多看几遍。他有位置感——知道书有多厚，知道自己看到哪里了——以及他可以随时合上书本，过一天回来继续看。
但当一个人听别人演讲时，他完全不能停、不能回听，也没有进度条——他恐怕只能通过听，顶多理解两层逻辑。所以演讲设计时需要更低的信息密度、更明确的观点、更少的逻辑层。听众的期待也不高——他们希望在15分钟左右的时间里，让演讲者带着自己去他熟悉的领域走一圈，领略个大概，有点收获。

演讲虽然内容很重要，但更重要的是逻辑要足够清晰、表达要足够有趣、情绪要足够饱满。

对于演讲的恐惧，我们是与生俱来的，是骨子里的条件反射。

所以在演讲时，第一个要诀就是，千万不要让自己“不要恐惧”，而是努力让自己快速地度过恐惧阶段。可以通过一下几个方式来帮你度过恐惧：

• 上台前，做一件让自己放松的事，例如用力推墙几下、做几个俯卧撑，释放压力。
• 想象一个你最喜欢的情景，例如想象下面都是海绵宝宝；
• 找一双最能让你放松的眼睛，你就盯着那几个喜欢你的人的眼睛看，他们会给你点头示意，时间一长你就有自信了，然后再把眼睛移到其它地方去
• 讲一个你最熟悉的“段子”，例如开场的自我介绍，可以好好设计，尽量风趣幽默。
• 主动要求反馈，可适当的进行提问，拉近距离。

演讲时你不需要系统，也不需要面面俱到，你只需要在十几分钟的认知资源中，让别人记得一个关键点就是一个峰值，然后在结尾时获得一点小甜品。这个定律用得最聪明的就是乔布斯，他经常会在演讲最后面说“ One More Thing ”——“对了，还有一件事儿”，然后从兜里掏出一个非常厉害的产品。

结论

不论做什么演讲，都需要好好准备。

在PPT的设计中，要有一套完整的大纲，并切入自己要讲的点，每个点都需要好好斟酌，尽量精简，去掉不必要的冗余的项目或者文字。

数据数据，一切要用数据说话。

关键点、核心点，需要讲前因后果，以及带来的成果。

未来规划不要空泛，要具体到一步一步的实施方案，并且有当前的行动去支撑。

不要在PPT里面暴露太多的不足和缺点。

演讲要有节奏，开头要风趣，情绪要足够饱满，结尾有亮点。